Concepto baseQue es exactamente el renting de fotocopiadoras
El renting es un contrato de alquiler de medio o largo plazo en el que la empresa cliente paga una cuota mensual al proveedor a cambio del uso del equipo, los consumibles incluidos en el contrato y el servicio integral asociado. La propiedad del equipo nunca llega al cliente. Al terminar el contrato, el equipo regresa al proveedor o se sustituye por uno nuevo bajo un contrato renovado.
El modelo se ha extendido en Madrid porque resuelve cuatro problemas simultaneos del comprador empresarial. Evita el desembolso de capital al inicio, traslada la gestion del mantenimiento al proveedor, asegura disponibilidad del equipo con clausulas de respuesta tecnica y permite renovar tecnologia al final del plazo sin nuevas inversiones. Cada uno de estos puntos por separado ya justifica el modelo para muchas empresas, y la combinacion lo convierte en la opcion preferida del segmento pyme y mediana empresa.
Anatomia del contratoQue contiene un contrato tipico
Plazo del contrato
El plazo habitual oscila entre 36 y 60 meses. Plazos mas cortos elevan la cuota mensual porque el coste del equipo se reparte entre menos meses. Plazos mas largos reducen la cuota pero alargan el compromiso del cliente con un equipo concreto.
Equipo asignado
El contrato identifica el modelo concreto de fotocopiadora, sus modulos y accesorios. Cualquier cambio posterior requiere un anexo al contrato. Si el cliente prevee cambios en su uso, conviene firmar con un equipo escalable que admita modulos adicionales sin sustituir la maquina base.
Volumen incluido
La cuota cubre un volumen mensual de copias en blanco y negro y de copias en color. El consumo por debajo del volumen incluido no genera ahorro. El consumo por encima factura a una tarifa adicional por copia. Esta es la palanca economica mas importante del contrato.
Servicios incluidos
El paquete estandar incluye instalacion, configuracion de red, formacion basica, mantenimiento preventivo, reparaciones, sustitucion de piezas desgastadas y consumibles excepto el papel. Algunos contratos premium amplian la cobertura con tiempos de respuesta acortados y equipo de cortesia ante averias mayores.
Clausulas de salida
El contrato suele penalizar la cancelacion anticipada con el pago de las cuotas restantes o un porcentaje de las mismas. Es la clausula que mas conflictos genera. Conviene leerla detenidamente antes de firmar.
Proceso de contratacionDe la consulta inicial al equipo instalado
Consulta de necesidades
El comercial visita la sede del cliente, mide el volumen mensual, comprueba la red electrica y de datos y propone modelo.
Presupuesto detallado
Llegan dos o tres opciones con cuota mensual, volumen incluido, plazo y servicios. El cliente compara y negocia.
Firma y financiacion
El contrato pasa por la financiera del proveedor para aprobacion crediticia. Tras la firma, se programa la instalacion.
Instalacion y formacion
Equipo tecnico instala el equipo, lo integra en la red del cliente y forma al personal en el uso basico.
El proceso completo desde la primera visita hasta el equipo operativo suele tomar entre dos y tres semanas en Madrid. Casos urgentes pueden completarse en una semana si el equipo elegido esta disponible en stock del distribuidor.
Que entra y que no entraLo que cubre la cuota mensual
Incluido en la cuota
- Equipo multifuncion y sus modulos contratados
- Instalacion fisica y configuracion de red
- Mantenimiento preventivo trimestral o segun uso
- Servicio tecnico ante averias dentro del SLA
- Sustitucion de piezas desgastadas como rodillos, fusores o unidades de imagen
- Toner y kits de mantenimiento dentro del volumen contratado
- Formacion basica del personal
- Soporte telefonico durante el horario contratado
Excluido de la cuota
- Papel y soportes de impresion especiales
- Copias por encima del volumen mensual incluido
- Reparaciones por mal uso o accidente atribuible al cliente
- Cambios de ubicacion del equipo
- Software de gestion documental adicional
- Integraciones con sistemas del cliente fuera del alcance estandar
- Soporte fuera del horario contratado
- Equipos de cortesia en planes basicos
Cifras de referenciaCuotas mensuales tipicas en Madrid
| Perfil de uso | Equipo recomendado | Cuota mensual | Volumen incluido |
|---|---|---|---|
| Despacho profesional pequeno | Multifuncion A4 mono 35 ppm | 45 a 70 EUR | 500 BN, 0 color |
| Pyme con 10 a 20 empleados | Multifuncion A3 color 25 ppm | 95 a 160 EUR | 2000 BN, 500 color |
| Oficina mediana con 30 a 60 empleados | Multifuncion A3 color 35 ppm | 180 a 290 EUR | 5000 BN, 1500 color |
| Departamento grande con 80 a 150 empleados | Equipo A3 color 50 ppm | 320 a 480 EUR | 12000 BN, 3500 color |
| Centro educativo o administracion | Equipo de produccion A3 color | 450 a 720 EUR | 25000 BN, 4500 color |
Las tarifas por copia adicional fuera del volumen incluido oscilan entre 0,008 y 0,015 euros por copia en blanco y negro y entre 0,055 y 0,095 euros por copia en color. La diferencia depende del fabricante, del modelo del equipo y del volumen total contratado.
Ventajas economicasPor que las empresas eligen renting
Tratamiento contable
El renting no se contabiliza como activo fijo, sino como gasto operativo. El balance no se ve afectado por la incorporacion del equipo. La cuenta de resultados refleja la cuota mensual como gasto del ejercicio.
Tratamiento fiscal
La cuota es 100% deducible en el impuesto sobre sociedades para empresas y en el IRPF para autonomos en estimacion directa. El IVA se deduce normalmente segun la prorrata aplicable al cliente.
Riesgos a vigilarAspectos que generan disputas
- Volumen sobrestimado. Pagar por un volumen que no se consume implica desperdiciar parte de la cuota mensual. La auditoria de volumen real de los ultimos seis meses antes de firmar evita este error.
- Volumen infraestimado. Pagar por encima del volumen incluido eleva el coste por copia hasta 4 o 5 veces el coste de la copia incluida. Conviene contratar con margen razonable sobre el consumo previsto.
- Cancelacion anticipada. Si la empresa cierra una oficina o cambia de modelo de negocio, la cancelacion del renting puede costar el equivalente a varios meses de cuota. La clausula debe revisarse antes de firmar.
- Equipo sobredimensionado. Algunos comerciales recomiendan equipos por encima de la necesidad real para aumentar la cuota. El comprador debe contrastar con dos o tres propuestas alternativas.
- Servicios adicionales sin uso. Modulos como software de gestion documental o conectividad avanzada elevan la cuota sin aportar valor si el cliente no los usa. Conviene contratar solo lo necesario.
- Renovacion automatica. Algunos contratos se renuevan automaticamente si no se cancela con preaviso. La fecha de fin del contrato debe quedar en agenda para evitar prolongaciones no deseadas.
Casos practicos en MadridEjemplos de empresas con renting activo
Despacho de abogados en Salamanca
Cinco socios y ocho colaboradores. Volumen mensual de 1200 copias en blanco y negro y 350 en color. Equipo Konica Minolta C257i con bandeja de papel adicional y modulo de grapado. Cuota mensual de 108 euros con plazo de 48 meses. Sustitucion completa por C357i al final del plazo.
Pyme de marketing en Las Tablas
Veintidos empleados, volumen mensual de 3000 copias en color y 800 en blanco y negro. Equipo Ricoh IM C2500 con acabado profesional y bandeja de cartulina. Cuota mensual de 215 euros con plazo de 36 meses. Renovacion con upgrade a IM C3500 al final del periodo.
Colegio concertado en Aravaca
Setecientos alumnos, plantilla docente de 60 personas. Volumen mensual de 28000 copias en blanco y negro y 1800 en color durante el curso, casi cero en julio y agosto. Equipo Canon iR-ADV 6575i con finishing de produccion. Cuota mensual de 540 euros con plazo de 60 meses. Adicional: politica de cuota fija anualizada que regulariza el volumen escolar bajo en verano.
Voz del clientePor que se contrata renting en Madrid
La razon final para contratar renting es la tranquilidad. Saber que si la maquina falla un viernes a las tres de la tarde, el tecnico aparece el lunes a primera hora sin discutir el coste de la pieza es lo que cierra la decision. Director de oficina madrilena
Preguntas frecuentesDudas habituales antes de firmar
¿Puedo cambiar el equipo si el volumen crece durante el contrato?
Si, mediante un anexo al contrato que sustituye el equipo por otro de mayor capacidad y ajusta la cuota mensual. El proveedor recupera el equipo original y entrega el nuevo en su lugar.
¿Que ocurre con el equipo al terminar el renting?
Tres opciones habituales: devolver el equipo y firmar un nuevo contrato con equipo renovado, ampliar el contrato actual unos meses adicionales a cuota reducida, o pactar la compra del equipo usado al valor residual cuando el contrato lo permite.
¿El renting cubre averias por caida o derrame de liquidos?
Las averias por mal uso o accidente atribuible al cliente quedan fuera de la cobertura estandar. Algunas polizas extendidas pueden incluirlas con un sobrecoste mensual.
¿Funciona el renting para autonomos sin trabajadores?
Si. Existen contratos especificos para autonomos con cuotas desde 35 euros mensuales para multifuncion A4 mono de uso ligero. La aprobacion crediticia es la misma que para pymes.
¿Que documentos pide el proveedor para aprobar el contrato?
Habitual: alta censal, CIF, escritura de constitucion o ultimo modelo 200 para pymes, IRPF del ano anterior para autonomos. El estudio crediticio toma entre 24 y 72 horas.
Marcas con presencia consolidada en Espana
El parque profesional de fotocopiadoras instalado en el mercado espanol esta dominado por nueve fabricantes principales con red comercial y servicio tecnico estructurado. Konica Minolta, Ricoh, Canon, Xerox, Toshiba, Kyocera, Sharp, HP y Lexmark cubren practicamente todos los segmentos del mercado, desde el equipo monocromo A4 de bajo volumen hasta la prensa digital de produccion en color. Cada fabricante mantiene una linea de producto orientada a oficina pyme, una linea de gama media para empresa departamental y una linea de produccion para entornos reprograficos.
La eleccion entre marcas depende de criterios tecnicos, comerciales y de servicio. Tecnicamente, las gamas medias y altas se diferencian poco entre fabricantes. Comercialmente, las redes de distribucion locales determinan el coste final y la flexibilidad de la negociacion. En servicio, la disponibilidad de tecnicos certificados en la provincia del cliente y los tiempos de respuesta acordados marcan la diferencia.
Los proveedores multimarca cubren simultaneamente varios fabricantes y resultan utiles para empresas con flota mixta. Los proveedores de marca unica suelen ofrecer condiciones algo mas ajustadas al concentrar volumen. Ambas opciones encajan en perfiles de cliente distintos sin que una se imponga sobre la otra.
Modalidades de mantenimiento y SLA
El contrato de mantenimiento profesional se estructura en torno a tres componentes: la respuesta a incidencias, el mantenimiento preventivo programado y el suministro de consumibles incluido en la cuota. Cada componente se documenta por escrito en el acuerdo de nivel de servicio firmado entre proveedor y cliente.
La respuesta a incidencias define el plazo maximo desde la apertura del ticket hasta la llegada del tecnico al cliente. Los plazos habituales en plaza urbana se situan en 2, 4 u 8 horas segun el nivel contratado, con el SLA premium reservado a entornos criticos como administracion publica, sanidad o industria con paradas costosas. La penalizacion contractual por incumplimiento del SLA suele expresarse como descuento sobre la cuota del mes en que se produce el incidente.
El mantenimiento preventivo se programa con cadencia trimestral, bimensual o mensual segun el volumen mensual del equipo. La visita preventiva incluye limpieza interna, calibracion de color, sustitucion de piezas desgastadas, actualizacion de firmware y verificacion del sistema de seguridad. La disciplina preventiva reduce las incidencias correctivas entre un 40 y un 60 por ciento en equipos de uso medio.
El suministro de consumibles incluido en la cuota cubre toner, tambor, unidades de imagen y kits de mantenimiento dentro del volumen mensual contratado. Las copias por encima del volumen incluido se facturan con la tarifa de copia adicional acordada. El papel queda fuera de la cuota como consumo del cliente final.
Tratamiento fiscal del renting frente a la compra
El tratamiento contable y fiscal de la fotocopiadora difiere segun la modalidad de adquisicion contratada. La compra directa convierte el equipo en activo fijo del balance del cliente, con amortizacion contable habitual de cinco anos. La amortizacion anual reduce la base imponible del impuesto sobre sociedades en el porcentaje aplicable segun las tablas oficiales.
El renting integral, por el contrario, se contabiliza como gasto operativo en la cuenta de resultados. La cuota mensual se deduce integramente en el ejercicio en que se paga, sin necesidad de amortizar. El equipo no aparece en balance porque la propiedad permanece en el proveedor durante todo el plazo del contrato. Esta estructura mejora ratios financieros como rentabilidad sobre activos y endeudamiento.
El leasing financiero combina ambos modelos: financiacion bancaria del equipo con opcion de compra al cierre del contrato. Contablemente se trata como activo fijo desde el principio, con cargo financiero por los intereses del prestamo. La opcion de compra al final del plazo se ejerce al valor residual acordado, tipicamente entre un 5 y un 15 por ciento del precio original.
Para autonomos en estimacion directa, la cuota de renting es 100 por cien deducible en el IRPF cuando el uso del equipo es exclusivamente profesional. El IVA se deduce con normalidad segun la prorrata aplicable. Las pymes y empresas medianas siguen el mismo principio en el impuesto sobre sociedades.
Errores frecuentes al contratar la fotocopiadora
El comprador profesional incurre con frecuencia en los mismos errores al firmar el contrato. Conocer estos patrones evita perdidas economicas y conflictos posteriores con el proveedor.
- Aceptar el primer presupuesto sin contrastar al menos tres ofertas comparables hace pagar al cliente entre un 10 y un 25 por ciento mas de lo razonable. La comparacion forma parte del proceso normal de contratacion.
- Sobredimensionar la capacidad del equipo. Comerciales optimistas recomiendan equipos por encima de la necesidad real. La auditoria del volumen mensual durante seis meses evita pagar capacidad innecesaria.
- Aceptar tarifa de copia adicional elevada. Algunas propuestas rebajan la cuota base a cambio de una tarifa adicional alta. Si el consumo supera la franja contratada, el coste total se dispara.
- Firmar plazos excesivamente largos. Contratos a 60 meses abaratan la cuota pero comprometen al cliente con un equipo durante mas tiempo del razonable. El plazo de 48 meses suele ser el equilibrio mas ajustado.
- No leer la clausula de cancelacion anticipada. La cancelacion fuera del plazo puede penalizar con el pago de las cuotas restantes. Una clausula proporcional protege al cliente.
- Pasar por alto la renovacion automatica. Algunos contratos se prolongan si no se cancelan con preaviso. La fecha de vencimiento debe quedar registrada en agenda.
Sostenibilidad y gestion ambiental del equipo
La fotocopiadora moderna genera impacto ambiental en cuatro frentes: consumo electrico, consumo de papel, residuos electronicos al final de su vida util y emisiones asociadas a la fabricacion y transporte de consumibles. Los proveedores responsables ofrecen alternativas que mitigan cada uno sin penalizar las prestaciones.
El consumo electrico se gestiona mediante modos de bajo consumo automaticos, programacion horaria de encendido y apagado, y eleccion de equipos con etiqueta Energy Star o equivalente europea. Un equipo profesional moderno consume entre un 30 y un 50 por ciento menos energia que un equipo equivalente de hace diez anos.
El consumo de papel se reduce mediante politicas de impresion duplex por defecto, autenticacion de usuarios para evitar impresiones olvidadas en la bandeja y revision periodica de los flujos documentales para identificar impresiones evitables. Los sistemas de pull printing reducen entre un 15 y un 25 por ciento el consumo de papel observado en una oficina sin estas medidas.
Los residuos electronicos se gestionan al final de la vida util del equipo a traves de los planes de retorno que mantienen los fabricantes en cumplimiento de la directiva europea RAEE y de la normativa espanola asociada. El proveedor responsable entrega certificado de gestion adecuada del residuo.
Los cartuchos de toner agotados retornan al fabricante mediante programas de recogida gratuitos como Konica Minolta Clean Planet, Canon Cartridge Recycling, Ricoh Comet Circle, Xerox Green World Alliance y equivalentes de otros fabricantes.
Caso practico de implantacion en una pyme
El proceso de implantacion de una fotocopiadora profesional sigue una secuencia previsible. Una pyme con quince empleados que sustituye un equipo amortizado vive las siguientes fases.
Auditoria previa del volumen
El proveedor descarga el contador del equipo saliente y obtiene el volumen mensual real de los ultimos seis meses, segregado entre blanco y negro y color, con el dato adicional del porcentaje de duplex. Este dato es la base del dimensionado del equipo nuevo y de la franja de volumen incluido en la cuota.
Propuesta y comparacion
El cliente solicita propuestas a tres proveedores con la misma especificacion. La comparacion se centra en cuota mensual, volumen incluido, tarifa de copia adicional, plazo, SLA, equipo de cortesia ante averia mayor y clausulas de cancelacion. La oferta ganadora suele combinar el mejor precio con la cobertura mas creible.
Firma del contrato y aprobacion crediticia
Tras la firma, el contrato pasa por la financiera vinculada al proveedor para aprobacion crediticia. Para pymes con historial saneado, el plazo habitual es de 24 a 72 horas. Empresas de reciente constitucion pueden requerir aval personal del socio o garantia adicional.
Instalacion y formacion
El equipo tecnico programa la entrega con el cliente, transporta el equipo a la sede, lo conecta a la red, configura usuarios y carpetas de escaneo, integra el equipo con el directorio activo si procede, y forma al personal en el uso basico. El tiempo total habitual es de medio dia a un dia laborable.
Seguimiento postventa
El proveedor programa una visita de seguimiento a los 30 dias para resolver dudas, ajustar configuraciones y verificar el correcto funcionamiento. A partir de ahi, el ciclo entra en la cadencia normal de mantenimiento preventivo trimestral.